Optimaliseer je transport tussen het VK en de EU: vermijd deze veelvoorkomende fouten
Het verzenden van vracht over de grens kan een aantal unieke uitdagingen met zich meebrengen. Je krijgt te maken met meerdere autoriteiten, verschillende douaneregels, en een hoop papierwerk. Voor Europese verladers was dit jarenlang een stuk eenvoudiger, maar sinds Brexit is het transporteren van goederen tussen Het VK en de EU weer een stuk ingewikkelder geworden. Hierdoor worden er sneller fouten gemaakt, wat de kans op vertragingen vergroot.
Hoewel je niet alles zelf in de hand hebt, zijn er een aantal veelvoorkomende fouten waar je op kunt letten bij het verzenden van vracht over het Kanaal.
Lees in dit artikel wat de vijf meest voorkomende fouten zijn bij het vervoeren van vracht over het kanaal en hoe je ze het best kunt vermijden.
1. Verzend niet op het laatste moment
Geef de douane voldoende tijd om je zending te controleren en vertragingen te voorkomen. Idealiter laat je dit minstens 24 uur van tevoren weten. Stuur een handelsfactuur met een gedetailleerde beschrijving van de goederen in je zending, zodat je douaneprovider kan beginnen met het voorbereiden van de documenten. Dit helpt om eventuele problemen of complexiteiten op tijd te identificeren, ruim voordat de goederen worden geladen voor transport.
2. Voorkom onnauwkeurige facturen
Zelfs kleine foutjes op je handelsfactuur kunnen grote vertragingen veroorzaken. Elk detail telt bij het aanvragen van douanedocumenten en het vervoeren van vracht over de grens. Zorg ervoor dat het gewicht van elke goederensoort klopt met de daadwerkelijke paklijst;vermijd verwarring tussen het netto- en brutogewicht, en voeg een verklaring toe met het land van herkomst voor elke grondstof. De totale waarde van je goederen moet nauwkeurig worden berekend, omdat douaneautoriteiten geen fouten tolereren. Als de inhoud van je zending niet overeenkomt met het papierwerk, loop je het risico dat je zending wordt vastgehouden.
3. Geen last-minute wijzigingen
Het gebeurt vaak genoeg: je papierwerk is klaar, maar bij het laden blijkt er bijvoorbeeld een pallet beschadigd te zijn. Of je ontvangt een last-minute bestelling en probeert nog snel een extra pakket aan je zending toe te voegen. In de praktijk zou dat geen probleem moeten zijn, toch? Dat is fout gedacht. Elke wijziging aan je zending vereist nieuwe documentatie en goedkeuring voordat de vrachtwagen vertrekt. Onnauwkeurigheden in een T1-transitdocument, vooral bij export naar het VK, kunnen resulteren in boetes en vertragingen wanneer uw vracht op de plaats van bestemming aankomt. Als je T1 moet worden gewijzigd, laat dit dan tijdig weten aan je douaneprovider voordat je lading het land van herkomst verlaat.
4. Niet iedereen kan je documenten ondertekenen
Je kunt veel taken in het verzendproces aan junior medewerkers overlaten, maar er is één taak die niet gedelegeerd kan worden: het geven van volmacht aan een douane-expediteur. Dit document moet absoluut, en zonder enige uitzondering, ondertekend worden door iemand met de wettelijke bevoegdheid binnen je bedrijf, meestal iemand op management- of directieniveau. Soms wordt de ondertekenaar geverifieerd door een controle bij de bedrijfsregistratie of Kamer van Koophandel.
5. Probeer niet te controleren wat je niet kunt controleren
Je zending is voor jou het allerbelangrijkste en je wilt dat de mensen met wie je werkt er alles aan doen om je te helpen de zending de grens over te krijgen. Maar er zijn obstakels die zelfs de meest toegewijde provider niet kan overwinnen. Als de douane de zending markeert, kan niemand dat veranderen. Geen enkele druk van buitenaf zal de autoriteiten sneller laten werken;sterker nog, het kan de situatie zelfs verergeren.
Hebt u ondersteuning nodig bij de douane wanneer u goederen over het Kanaal vervoert?