Coyote Logistics professionals over het Transport Management Systeem
In een vorig artikel hebben we uitgelegd wat een TMS – een transportmanagementsysteem – is, en hoe bedrijven in de logistieke sector het gebruiken. Maar hoe ziet dit er nou in de praktijk uit? We hebben vier experts van Coyote Logistics die dagelijks met ons TMS werken gevraagd om hun ervaringen en inzichten te delen. Dit is wat ze te vertellen hadden.
De volgende mensen hebben deelgenomen aan het rondetafelgesprek:
- Anna Rauch, EU Senior Carrier Operations Analyst;
- Magda PackaEU Manager, Carrier Sales;
- Michał KoniecznyEU Manager, Carrier Sales;
- Arkadiusz RozumekEU Senior Manager, Carrier Sales.
Wat zijn volgens jullie de grootste voordelen van een TMS in de logistieke sector?
Arkadiusz Rozumek: Voor bedrijven zoals Coyote Logistics, die op een grotere schaal opereren, is een TMS echt onmisbaar. Een TMS zorgt ervoor dat je alle operaties vanuit één plek kunt managen. TMS-systemen hebben tegenwoordig ingebouwde rapportagemodules die je helpen om uitgebreide databases te analyseren. Met de juiste interpretatie van deze gegevens kunnen managers betere zakelijke beslissingen nemen. Het TMS-systeem helpt ons enorm met het beheren van kosten, winstgevendheid en het optimaliseren van onze werkprocessen.
Magda Packa: En laten we niet vergeten dat het gebruik van zo’n systeem in grotere organisaties gewoon noodzakelijk is. Met veel mensen die tegelijkertijd hetzelfde soort taken uitvoeren, bewaart een TMS alles op één plek. Elke gebruiker kan real-time wijzigingen maken die meteen worden opgeslagen, waardoor andere werknemers er ook steeds direct toegang toe hebben, wat fouten tot een minimum beperkt. Als elke afdeling met verschillende programma’s werkt, eindig je vaak met een hoop fouten die later allemaal rechtgezet moeten worden, wat alleen maar extra tijd en geld kost. Dus, kortom, een TMS bespaart ons veel tijd.
Anna Rauch:
Een TMS helpt ons niet alleen met kostenbeheer en optimalisatie, maar ook met het plannen van de komende maanden of jaren op basis van betrouwbare systeeminformatie.
Michał Konieczny: In veel efficiënte organisaties richten werknemers zich op specifieke delen van de activiteiten, wat hun productiviteit verhoogt. Met het gebruik van een TMS kan elke afdeling die verantwoordelijk is voor een specifiek gebied constant de systeemdata bijwerken. Dit proces zorgt ervoor dat we onze werkzaamheden nauwkeurig kunnen rapporteren, controleren en beheren.
Hoe ondersteunt een TMS je in je dagelijkse werkzaamheden? Kun je een voorbeeld geven?
Michał: Dagelijks gebruik van een TMS biedt directe toegang tot een hoop informatie, wat leidt tot weloverwogen inkoopbeslissingen. Neem bijvoorbeeld de ‘load-lane history’, waarmee we in slechts twee klikken de database van vervoerders kunnen raadplegen die een specifieke route hebben bediend gedurende een bepaalde periode. Zo kunnen we vervoerders vergelijken op basis van kwaliteit en kosten.
Anna: De ‘dagelijkse taken’ zijn belangrijk in een TMS. Waarom? Omdat ze ons helpen om de ladingen die ons systeem dagelijks in- en uitgaan te organiseren. Dit is waarschijnlijk het belangrijkste element van het TMS, omdat we zo geen externe Excel-bestanden meer nodig hebben of handmatig gegevens hoeven te doorzoeken. We kunnen elke dag simpelweg in het systeem kijken om te zien wat er die dag geladen en gelost moet worden. In het TMS hebben we een database voor geplande ladingen die op het punt staan te vertrekken, en een database met de historische ladingen, die hun eindbestemming al bereikt hebben. Zonder een TMS zouden we veel minder georganiseerd zijn.
Magda:
Vanuit mijn perspectief is het essentieel om alle bestellingen op één plek te hebben. Zo kan ik gemakkelijk alle details van een bepaalde lading controleren, zelfs als deze maanden geleden al verzonden is.
Deze mogelijkheid zorgt ervoor dat we zelfs problemen kunnen oplossen die pas veel later aan het licht komen;alle gegevens zijn immers in het TMS opgeslagen, wat ons veel tijd bespaart. Bij Coyote hanteren we de gouden regel: als iets niet in het TMS is vastgelegd, dan is het niet gebeurd.
Arkadiusz: Het TMS ondersteunt ons bij elke stap van een transport. Het begint met het invoeren van een bepaalde lading, waarna de vervoerder, na een eerste check, aan een specifieke bestelling in ons systeem wordt gekoppeld. Zodra de transporteur aan een bestelling is toegewezen, controleert het systeem of deze voldoet aan de normen van Coyote Logistics of de eisen van de klant. Als blijkt dat een transporteur niet aan een bepaalde eis voldoet, kan het systeem hem niet aan de lading koppelen. In deze fase van het proces functioneert het TMS dus als een ‘extra paar ogen’.
Ons TMS is ook gekoppeld aan de GPS-systemen en de telematicasystemen van onze vervoerders, waardoor we, zodra een bestelling wordt uitgevoerd, continu de GPS-locatie van de vrachtwagens kunnen volgen. Zo kunnen we gemakkelijk en snel het risico op vertragingen voorspellen. Daarnaast kan het systeem ook automatisch de actuele status weergeven, bijvoorbeeld wanneer de chauffeur de weg opgaat om te laden, of als de chauffeur aankomt bij de leverlocatie.
Een andere handige functie is de hulp bij het optimaal plannen van de voertuigroutes. Transportmanagementsystemen kunnen de vervoerders adviseren welke lading het beste aan welk voertuig gekoppeld kan worden, rekening houdend met laad- en levertijden en de resterende werktijd en rijtijden van de chauffeur. Dit vermindert het aantal lege kilometers en verhoogt de winstgevendheid van de bestellingen.
En dat is nog niet alles, want een TMS stelt je ook in staat om het gewicht van de ladingen te beheren, de temperatuur in de oplegger te regelen, en de geschiedenis van het openen en sluiten van de oplegger in te zien (als deze is uitgerust met de juiste sensoren en sloten).
En dit zijn slechts een paar functies van een TMS-systeem. Tegenwoordig concurreren TMS-ontwikkelaars met elkaar om constant nieuwe oplosingen aan te bieden.
Met de snelle ontwikkelingen in kunstmatige intelligentie, denk ik dat er de komende jaren nog veel meer innovatieve oplossingen zullen komen die ons dagelijks werk als verzender verder zullen ondersteunen.
Welke functie van het TMS vinden jullie het meest nuttig?
Anna: Voor mij is de belangrijkste functie van het TMS-systeem het automatisch boeken van contractladingen voor transporteurs. Als we een contract hebben met een bepaalde transporteur voor het verplaatsen van de vracht op een bepaalde route, wordt de lading automatisch via het TMS-systeem geboekt en toegewezen aan deze transporteur. Deze automatisering bespaart ons veel tijd, die we bijvoorbeeld kunnen gebruiken om handmatig andere opties voor andere ladingen te zoeken.
Magda: Zoals ik al zei, vind ik het het handigst dat ik op één plek toegang heb tot alle informatie. Ik open het systeem en vind meteen alle gegevens die ik nodig heb, zonder externe bronnen te hoeven raadplegen, zoals Excel-spreadsheets.
Michał:
Voor mij zijn de TMS-functies die ervoor zorgen dat alle dagelijkse werkzaamheden gestroomlijnd, vereenvoudigd en geoptimaliseerd zijn, het allerbelangrijkst.
Een goed voorbeeld is het gebruik van EDI (Electronic Data Interchange) om systeeminformatie met klanten uit te wisselen. Dankzij deze functie zien we de vraag van de klant direct in ons systeem in de vorm van specifieke transportopdracht. Het TMS verkort dus eigenlijk de tijdsperiode van de klantaanvraag tot aan het transport, en vermindert het aantal fouten die normaliter in alle verschillende fases van het proces kunnen optreden.
Arkadiusz: Het TMS heeft natuurlijk heel veel nuttige functies, maar voor mij is het ‘tweede paar ogen’ het belangrijkste. Als we een lading inplannen, controleert het systeem opnieuw de vereisten van de klant. Zo weten we zeker dat we een transporteur kiezen die, bijvoorbeeld, een geldige verzekering heeft die voldoet aan de eisen van de klant. Zo voorkomen we situaties waarbij de verzekering, in geval van een ongeluk of diefstal, de schade niet dekt. Het werk van een vervoerder is een verantwoordelijke taak, en fouten kunnen het bedrijf veel geld kosten. Het TMS zorgt ervoor dat zulke vergissingen niet kunnen plaatsvinden.
Kun je je werk voorstellen zonder de ondersteuning van het TMS?
Anna: Mijn antwoord in het kort is: nee.
Magda: Ik herinner me nog wel een dag waarop het TMS uitviel toen ik op werk aankwam. We gingen natuurlijk gewoon aan de slag met onze taken, maar als vervanging voor het TMS moesten we veel e-mails en interne berichten sturen. Het was niet makkelijk, maar het lukte ons wel! Ik moet wel toegeven dat het erg onhandig was en dat onze productiviteit die dag een stuk lager lag dan normaal. Op de lange termijn is werken zonder TMS bijna onmogelijk, omdat zo’n systeem het risico op menselijke fouten duidelijk minimaliseert.
Arkadiusz: Zoals ik eerder al zei, is een TMS bij grotere bedrijven een integraal onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Het maakt veel optimalisaties mogelijk, omdat we dankzij het systeem het aantal handmatige en tijdrovende processen tot een minimum kunnen beperken.
Michał: Ja, het is mogelijk om zonder een TMS te werken, maar op de lange termijn is zo’n systeem onmisbaar om concurrerend en productief te blijven.
Bedankt voor het interview.